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MICROSOFT ACCESS

 
 
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
 


Con Access, puede:

  • Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.

  • Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.

  • Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.

  • Organizar y ver los datos de distintas formas.

  • Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.





CONCEPTOS DE BASE DE DATOS


¿QUE ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. 

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos.

 
PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica. 

Tablas

Campos

Formularios

Informes

 


CONCEPTOS DE TABLAS EN MICROSOFT ACCESS


 

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
 

 
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. 
 

 
Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
 




CONCEPTOS DE CAMPOS EN MICROSOFT ACCESS


 

La siguiente lista resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft Access, su utilización y su tamaño de almacenamiento.

Texto

Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales.

Almacena hasta 255 caracteres. La propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) controla el número máximo de caracteres que se puede escribir.


Memo

Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones.

Almacena hasta 65.536 caracteres.


Numérico

Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda).

Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID). La propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) define el tipo Numérico específico.


Fecha/Hora

Se utiliza para fechas y horas.

Almacena 8 bytes.
 

Autonumérico
Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.
Almacena 4 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID).

Sí/No
Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores Nulos no están permitidos.
Almacena 1 bit.

Objeto OLE
Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE.
Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).

Hipervínculo
Se utiliza para hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL.
Almacena hasta 64.000 caracteres.

Asistente para búsquedas
Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente.
Requiere el mismo tamaño de almacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de búsqueda, normalmente 4 bytes.






CONCEPTOS DE FORMULARIOS EN MICROSOFT ACCESS
 


Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.


Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
 




CONCEPTOS DE INFORMES EN MICROSOFT ACCESS
 

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.


Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

 






CONCEPTOS DE RELACIONES EN MICROSOFT ACCESS
 

Una relación se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave, normalmente las columnas (o campos) con el mismo nombre en ambas tablas. En la mayor parte de los casos, la relación conecta la clave principal (o la columna del identificador único de cada fila) desde una tabla a un campo de otra tabla. La columna de la otra tabla se conoce como "clave externa". Por ejemplo, si desea realizar el seguimiento de las ventas de los diferentes títulos, puede crear una relación entre la columna de la clave principal (llamémosla Id_título) de la tabla "Títulos" y una columna en la tabla "Ventas" que se llame Id_título. La columna Id_título de la tabla "Ventas" es la clave externa.

Existen tres tipos de relaciones entre tablas. El tipo de relación que se crea depende de cómo se definan las columnas relacionadas.




Relaciones de uno a varios


La relación de uno a varios es el tipo más común. En este tipo de relación, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B, pero una fila de la tabla B solo puede tener una fila coincidente en la tabla A. Por ejemplo, las tablas "Editores" y "Títulos" tienen una relación de uno a varios. Es decir, cada editor produce muchos títulos. Pero a cada título le corresponde solo un editor.

Una relación uno a varios se crea si sólo una de las columnas relacionadas es una clave principal o tiene una restricción UNIQUE.

En la ventana de relaciones de Access, el lado de la clave principal de una relación de uno a varios se denota mediante un número 1. El lado de la clave externa de una relación se denota con un símbolo de infinito.



 



Relaciones de varios a varios


En una relación de varios a varios, una fila de la tabla A puede tener muchas filas coincidentes en la tabla B y viceversa. Este tipo de relación se crea definiendo una tercera tabla, denominada de unión. La clave principal de dicha tabla de unión está compuesta de las claves externas de ambas tablas A y B. Por ejemplo, la tabla "Autores" y la tabla "Títulos" tienen una relación de varios a varios que se define mediante una relación de uno a varios de cada una de estas tablas a la tabla "TítuloAutores". La clave principal de la tabla "TítuloAutores" es la combinación de la columna Id_au (la clave principal de la tabla "Autores") y de la columna Id_título (la clave principal de la tabla "Títulos").



 



Relaciones de uno a uno


En una relación uno a uno, una fila de la tabla A no puede tener más de una fila coincidente en la tabla B y viceversa. Una relación uno a uno se crea si las dos columnas relacionadas son las claves principales o tiene restricciones UNIQUE.

Este tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información relacionada de esta manera estaría toda en una tabla. Podría utilizar una relación de uno a uno para realizar las siguientes acciones:
  • Dividir una tabla con muchas columnas.
  • Aislar parte de una tabla por razones de seguridad.
  • Almacenar los datos efímeros y que podrían eliminarse con facilidad eliminando la tabla.
  • Almacenar la información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
En Access, el lado de la clave principal de una relación uno a varios se denota mediante un símbolo de clave. Un símbolo de clave denota también el lado de la clave externa.





VIDEOTUTORIAL








REFERENCIAS
 
 




 
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE LOS CABOS

ALUMNA: CINTHIA LIZETH RENTERIA GUEREÑA

FECHA DE PUBLICACION: 15 DE DICIEMBRE DEL 2014
FECHA DE LA ULTIMA ACTUALIZACION: 16 DE DICIEMBRE DEL 2014

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